請求書PDFの整理
請求書PDF、あとで探せる名前と保存先に整える
「scan_0042.pdf」「請求書(3).pdf」が増えてきたら、まずは名前と分類のルールを決めると探しやすくなります。ここでは手作業でできる整理方法と、複数ファイルをまとめて確認する方法を紹介します。
試用は整理に成功した異なるファイル内容が累計10件まで。BOOTH商品ページは現在公開前です。公開後に購入できます。
先に決めるのは「何で探すか」
請求書を後から見つける時は、取引先名、発行した側・受け取った側、年月のどれかを思い出して探すことが多いものです。保存ルールは、その探し方に合わせておくと続けやすくなります。
例：受領した請求書を「2026年2月・さくら商事」で探すなら、フォルダは「他社発行／請求書」、ファイル名は「2026-02_さくら商事_請求書.pdf」のように揃えます。
| 書類の向き | 保存先の例 | ファイル名の例 |
|---|---|---|
| 自社が発行した請求書 | 自社発行／請求書／2026 | 2026-02_みどり設備_請求書.pdf |
| 取引先から受け取った請求書 | 他社発行／請求書／2026 | 2026-02_さくら商事_請求書.pdf |
| 発行方向が読み取れないもの | 要確認／請求書候補 | 元のファイル名を保持 |
例の会社名や書類は説明用の架空データです。自社で使う取引先名や命名規則に置き換えてください。
無料でできる手作業の整理
- 作業用フォルダを作り、原本を残す場合はコピーで始めます。
- PDFを開いて、請求日・取引先名・書類の種類を確認します。
- 発行した側と受け取った側を自社基準で判断し、保存先へ分けます。
- 年月・取引先・書類種別など、後で思い出せる順にファイル名を揃えます。
- 数件を実際に検索して、ルールで見つけられるか確認します。
ファイル名だけで発行元を決められない場合があります。文書の記載内容を確認し、曖昧なものは仮置きにして人が判断してください。
複数の請求書を一度に見直したい時
PDFが何十件もあり、一つずつ開いて振り分けるのに時間がかかる場合は、「書類おかたづけ」で読み取り結果を一覧確認してから整理する方法もあります。PC内でファイルを読み取り、外部のAIや書類読み取りAPIへ内容を送る仕組みはありません。
- Windows 10 / 11（64 bit）のPCで、試用版ZIPをダウンロードして展開します。
- 書類フォルダと整理先を選び、読み取りを実行します。初回やスキャンPDFのOCRは数分かかることがあります。
- 書類の種類や自社・他社の判定と保存先を確認します。曖昧な書類は「要確認」に残します。
- 必要ならファイル名を整える設定を選び、内容を確認してから整理します。原本を残したい時はコピーを選びます。
試用で確かめること：実際の請求書を数件含む10ファイル以内で、文字が読めるか、取引先や種類が合うか、保存先が自分のルールに合うかを確かめてください。同じファイル内容の再整理は累計件数に重複しません。
対応形式と、先に知っておきたいこと
- Windows 10 / 11（64 bit）に対応します。日本語OCRのWindows言語機能が必要です。
- PDF、Excel（.xlsx / .xlsm）、Word（.docx）を読み取ります。複数シートのExcelは内容の確認が必要です。
- Excel・Wordファイル内の画像、図形、テキストボックスは読み取りません。.xls / .docの旧形式は対象外です。
- スキャンしたPDFは画像OCRが必要なため、初回の読み取りに数分かかる場合があります。AIモデルのダウンロードやAPIアカウントは不要です。
- このアプリの案内は書類の分類・ファイル整理についてです。税務判断や電子帳簿保存法への適合を保証するものではありません。
向いている人・別の方法が合う人
| 合いやすい | 別の方法を検討 |
|---|---|
| Windows PCで、複数のPDFやOffice文書を人が確認しながら整理したい | Mac・スマートフォンで作業したい、または自動で常時フォルダ監視したい |
| 外部AIへファイル内容を送らず、PC内で読み取りたい | Office内の画像や図形、旧形式.xls / .docの内容も読み取りたい |
| 手作業を減らしつつ、振り分け前に結果を確認したい | 税務・法令上の保存要件確認や、会計システムへの登録まで一体化したい |
件数が少なければ、Windowsのフォルダと手作業で十分です。10ファイルまで無料で実ファイルを試せます。製品版は1台あたり2,980円（税込）の買い切りですが、BOOTH商品ページは現在公開前です。公開後に購入できます。