自社発行と他社発行の書類を、迷わず分けて保存する

「自社発行」「他社発行」の基準を決める

「自社発行」は自社が取引先へ作成して渡した書類、「他社発行」は取引先が作成して自社へ渡した書類、といった基準を先に共有します。会社によって呼び方や保存単位が異なるため、担当者が分かる言葉で定義してください。

会社名は手順を説明するための架空例です。書類名やロゴ、ファイル名だけで発行方向を断定せず、記載内容で確認します。

フォルダとファイル名を一緒に設計する

発行方向をフォルダで分けると、同じ書類種別の中に混ざりにくくなります。さらに年月や取引先をファイル名に入れると、検索の入口を増やせます。

取引先ごとに探すことが多いなら、取引先名を先に置く構成も考えられます。すでに使っているルールがある場合は、いきなり全件を変更せず、まず少数のコピーで見つけやすさを比較します。

手作業で確認しながら整理する

1. 原本を保管したまま試せるよう、作業用コピーまたはバックアップを準備します。
2. 書類を開き、発行者、宛先、日付、書類種別を確認します。ファイル名だけで分類しません。
3. 自社発行・他社発行・要確認のどこに当たるか記録し、判断の根拠を短く残します。
4. 各分類の書類種別フォルダへ分け、年月や相手先を入れた名前に整えます。
5. 別の人でも同じルールで分けられるか、数件を使って確認します。

発行方向が読み取れない書類は、要確認フォルダに保留します。無理に自動化するより、少数を人が確かめる方が安全な場合があります。

一括して読み取り、結果を見てから整理する

複数の対応ファイルをまとめて見直したい場合は、「書類おかたづけ」で読み取り結果を確認してから整理できます。ファイルの内容はPC内で扱い、外部AI・書類読み取りAPIへ送信しません。

1. Windows 10 / 11（64 bit）PCで試用版ZIPを展開して起動します。日本語OCRのWindows言語機能が必要です。
2. 対象の書類フォルダと保存先を指定し、読み取りを開始します。スキャンPDFや初回処理には数分かかる場合があります。
3. 書類種別と自社・他社の判定、保存先候補を一件ずつ見直します。判断が難しいものは要確認にします。
4. ファイル名を整える設定を選び、移動またはコピーを実行します。コピーなら元ファイルを残せます。

無料試用は整理に成功した異なるファイル内容が累計10件までです。同じ内容の再整理は重複せず、読み取り・プレビューは無制限です。

利用前に確認したい対応範囲

• 対応OSはWindows 10 / 11（64 bit）。日本語OCRのWindows言語機能が必要です。
• PDF、Excelの.xlsx / .xlsm、Wordの.docxに対応。複数シートのExcelは読み取り結果を確認してください。
• Officeファイル内の画像・図形・テキストボックス、旧形式.xls / .docは対象外です。
• PC内で処理するため、APIアカウントやAIモデルのダウンロードは必要ありません。
• 分類支援の案内であり、税務上の区分や電子帳簿保存法への適合を保証するものではありません。

どんな時に使うとよいか

複数の担当者が同じフォルダを使い、見積書や請求書の発行方向が混ざっている場合は、先に基準を決めて試すと運用を揃えやすくなります。月に数件程度であれば、フォルダを作って手作業で十分です。

自動判定にすべて任せたい場合、Macやスマートフォンで使いたい場合、または旧形式OfficeファイルやOffice内画像の読み取りが必要な場合は、別の方法を検討してください。製品版は1台あたり2,980円（税込）の買い切りですが、BOOTH商品ページは現在公開前です。公開後に購入できます。

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