PDF・Excel・Wordが混ざった書類フォルダを整える

拡張子だけでは書類の種類は分からない

PDFは見積書にも図面にもなり、Excelは一覧表にも請求明細にもなります。ファイル形式は「何のアプリで開くか」を示しますが、発行元や書類種別までは示しません。整理前に内容を確認し、自社で使う分類を決めましょう。

会社名・案件名は説明用の架空例です。すでに社内の保存ルールがあれば、その名前や順番を優先してください。

手作業で混在フォルダを片付ける手順

1. 元フォルダをバックアップするか、コピー先を作ります。最初から原本の移動や改名をしないと戻しやすくなります。
2. 一時的な「未確認」フォルダを用意し、明らかに内容が分からないファイルを保留します。
3. PDF・Excel・Wordを開いて、書類種別、取引先、年月、発行方向を確認します。
4. 分類先を決めてから名前を整えます。日付が書面に見当たらない場合は、更新日時を発行日と決めつけないでください。
5. 数件を検索し、決めた語句で見つかるかを確かめます。曖昧なものは確認が終わるまで保留します。

複数ファイルの確認をまとめたい場合

対応するPDFやOffice文書を一つずつ開く負担を減らしたい場合は、「書類おかたづけ」を試せます。書類はPC内で読み取り、結果を確認してから保存先へ整理するWindowsアプリです。

1. 試用版をWindows 10 / 11（64 bit）PCにダウンロードし、ZIPを展開して起動します。
2. 読み取るフォルダと保存先を選び、読み取りを開始します。初回OCRやスキャンPDFは数分かかることがあります。
3. 一覧で保存先を確認します。判別できた書類はまとめて整理でき、判断できない書類だけ原本を開いて確認します。
4. 名前を整えるか選択し、内容を見てから移動またはコピーします。原本を残す場合はコピーを選びます。

試用枠を使う前に、ファイル内容と保存先が期待どおりか確認してください。同じ内容を再整理しても成功件数として重複計上されません。

対応ファイルと制約

• Windows 10 / 11（64 bit）と日本語OCRのWindows言語機能が必要です。
• 読み取りと整理はPC内で行い、外部のAI・書類読み取りAPIへ送信しません。AIモデルやAPIアカウントは不要です。
• アプリは常時フォルダを監視しません。必要な時に読み取りを実行し、判定内容を確認して使います。

向いている場合と、手作業が合う場合

毎月のように形式の混ざった書類が増え、Windows PCで判別できた書類はまとめて整理する仕事には向いています。ファイル数が少なく、すでに迷わず扱えるなら、エクスプローラーと表計算ソフトでの手作業が簡単です。

Mac・スマートフォンでの利用、Officeファイル内画像の読み取り、常時自動整理、会計・文書管理システムへの登録が必要なら、それらの機能を持つ別の製品や社内手順を検討してください。法令適合を判定する機能ではありません。

試用は10ファイルまで無料、製品版はWindows PC 1台あたり2,980円（税込）の買い切りです。BOOTH商品ページは現在公開前です。公開後に購入できます。

関連する整理ガイド